Przepisy nie określają formy sprawozdania finansowego wspólnoty, ani też zakresu informacji, które powinny być przedstawiane członkom wspólnoty. Może to więc być rodzaj raportu, który jednak co roku powinien być sporządzany według tego samego schematu, tak aby zapewnić porównywalność danych. Aleksander Zawadzki Wspólnoty mieszkaniowe działają na podstawie ustawy z 24 czerwca 1994 r. o własności lokali (uowl). Zgodnie z art. 29 uowl wspólnoty mieszkaniowe nie mają obowiązku prowadzenia ksiąg rachunkowych według ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (uor). Przywołany artykuł określa jedynie, że zarząd lub zarządca, któremu powierzono zarząd nieruchomością wspólną, jest obowiązany prowadzić dla każdej nieruchomości wspólnej, określoną przez wspólnotę mieszkaniową, ewidencję pozaksięgową kosztów zarządu nieruchomością wspólną oraz zaliczek uiszczanych na pokrycie tych kosztów, a także rozliczeń z innych tytułów na rzecz nieruchomości wspólnej. Wyjątkiem są tutaj wspólnoty, w których zarząd nieruchomością wspólną powierzono jednostce działającej na zasadach prawa budżetowego. W związku z tym wspólnot mieszkaniowych nie dotyczą również przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 15 listopada 2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości dla niektórych jednostek niebędących spółkami handlowymi, nieprowadzących działalności gospodarczej (rnpdg). Minimalne wymagania ewidencyjne wspólnot mieszkaniowych polegają więc na: • ewidencji kosztów zarządu nieruchomością, • ewidencji zaliczek uiszczanych na pokrycie tych kosztów, • ewidencji rozliczeń z innych tytułów na rzecz nieruchomości wspólnej. Wszystkie wymienione ewidencje mogą być prowadzone w sposób pozaksięgowy (to znaczy niekoniecznie za pomocą ksiąg rachunkowych prowadzonych zgodnie z uor). Dwa raporty Przepisy nie precyzują, w jakiej formie i jaką zawartością merytoryczną powinno charakteryzować się sprawozdanie finansowe z działalności wspólnoty. Artykuł 30 uowl określa jedynie, że zarząd lub zarządca, któremu powierzono zarząd nieruchomością wspólną, jest obowiązany: 1) dokonywać rozliczeń przez rachunek bankowy, 2) składać właścicielom lokali roczne sprawozdanie ze swojej działalności, 3) zwoływać zebranie ogółu właścicieli co najmniej raz w roku, nie później niż w pierwszym kwartale każdego roku. Ustawa nie określa zakresu informacji ujawnianych właścicielom lokali, jest on więc dowolny i powinien być ustalony przez członków wspólnoty. W zakresie informacji o kosztach można posiłkować się art. 14 uowl, który określa składowe kosztów zarządu nieruchomością wspólną. Są to w szczególności: • wydatki na remonty i bieżącą konserwację, • opłaty za dostawę energii elektrycznej i cieplnej, gazu i wody, w części dotyczącej nieruchomości wspólnej, oraz opłaty za antenę zbiorczą i windę, • ubezpieczenia, podatki i inne opłaty publicznoprawne, chyba że są pokrywane bezpośrednio przez właścicieli poszczególnych lokali, • wydatki na utrzymanie porządku i czystości, • wynagrodzenie członków zarządu lub zarządcy. Wydaje się, że istotnymi dla właścicieli lokali informacjami będą - oprócz informacji o kosztach - informacje dotyczące: • nieuiszczonych przez właścicieli lokali należnych wpłat z tytułu pokrycia kosztów zarządu, • niezapłaconych przez zarządcę kwot należnych dostawcom usług oraz mediów, • niezapłaconych przez zarządcę wynagrodzeń, • niezapłaconych przez zarządcę zobowiązań o charakterze publicznoprawnym, • stanu środków pieniężnych na rachunkach bankowych (podstawowym i rachunku funduszu remontowego), • stanu zaciągniętych przez wspólnotę kredytów i pożyczek, • innych istotnych pozycji należności lub zobowiązań. Podany zestaw informacji najwygodniej jest przedstawić w postaci sformalizowanego raportu, który co roku będzie sporządzany w tej samej formie i będzie składał się z takich samych pozycji. Umożliwi to porównywanie raportów z kolejnych lat, na przykład w celu oceny efektywności działania zarządcy. Informacje, które powinny zostać ujawnione, dzielą się na dwie zasadnicze grupy: • dokonane w roku obrachunkowym wpłaty właścicieli oraz wydatki (koszty) związane z zarządzaniem nieruchomością wspólną, • niezrealizowane (niespłacone) należności i zobowiązania wspólnoty. W ten naturalny sposób powstaną dwa niezależne raporty, które ze względu na zakres zawartych w nich informacji mogą być przedstawione w postaci rachunku zysków i strat oraz bilansu. Podstawą zasada memoriału Za wzór służący sporządzeniu bilansu oraz rachunku zysków i strat wspólnoty mieszkaniowej może posłużyć załącznik do rozporządzenia w sprawie szczególnych zasad rachunkowości dla niektórych jednostek niebędących spółkami handlowymi nieprowadzących działalności gospodarczej. Aby w pełni wykorzystać „nośność” informacyjną bilansu i rachunku zysków i strat, należałoby przyjąć - za podstawową zasadę ewidencji zdarzeń gospodarczych - zasadę memoriału, definiowaną przez uor w art. 6 ust. 1. Według tej zasady operacje gospodarcze ewidencjonuje się z chwilą ich wystąpienia, a nie w momencie wpływu lub wypływu środków pieniężnych. Oznacza to, że w księgach rachunkowych należy ująć wszystkie osiągnięte przychody i koszty związane z tymi przychodami, dotyczące roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty1. Niestosowanie tej zasady spowoduje niemożność ujawnienia w bilansie należnych, lecz niezapłaconych przez członków wspólnoty kwot oraz nieopłaconych kosztów zarządu wspólnoty. Bilans oraz rachunek zysków i strat Bilans jest tabelarycznym zestawieniem majątku oraz źródeł jego finansowania, sporządzanym na konkretny dzień, którym jest w przypadku wspólnoty mieszkaniowej 31 grudnia każdego roku kalendarzowego. Rachunek zysków i strat (rachunek wyników) jest zestawieniem przychodów, kosztów, zysków i strat osiągniętych i poniesionych w trakcie całego roku obrachunkowego. W związku z przyjętą zasadą memoriału przychodami wspólnoty mieszkaniowej będą należne (a nie zapłacone - zgodnie z metodą kasową) wpłaty członków wspólnoty na pokrycie kosztów zarządu nieruchomością wspólną. Według uowl płatności dotyczące każdego miesiąca stają się wymagalne 10. dnia każdego miesiąca. Nieuregulowanie przez członka wspólnoty płatności w oznaczonym terminie powoduje powstanie zaległości. Termin płatności kosztów związanych z zarządem nieruchomością wspólną jest uzależniony od umów podpisanych przez zarządcę w imieniu wspólnoty. Niezapłacenie ich w oznaczonym terminie powoduje powstanie zobowiązań. Zgodnie z załącznikiem nr 1 do wspomnianego wcześniej rozporządzenia z 15 listopada 2001 r. w bilansie wykazuje się informacje o stanie aktywów i pasywów na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych poprzedniego i bieżącego roku obrotowego zamieszczone w tabeli „Bilans”. Kliknij aby zobaczyć ilustrację. Zgodnie z załącznikiem nr 2 do tego rozporządzenia w rachunku wyników wykazuje się przychody i zyski oraz koszty i straty za poprzedni i bieżący rok obrotowy. Rachunek zysków i strat A. Przychody z działalności statutowej I. Składki brutto określone statutem II. Inne przychody określone statutem B. Koszty realizacji zadań statutowych C. Wynik finansowy na działalności statutowej (wielkość dodatnia lub ujemna) (A - B) D. Koszty administracyjne: 1. Zużycie materiałów i energii 2. Usługi obce 3. Podatki i opłaty 4. Wynagrodzenia oraz ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia 5. Amortyzacja 6. Pozostałe E. Pozostałe przychody (niewymienione w poz. A i G) F. Pozostałe koszty (niewymienione w poz. B, D i H) G. Przychody finansowe H. Koszty finansowe I. Wynik finansowy brutto na całokształcie działalności (wielkość dodatnia lub ujemna) (C - D + E - F + G - H) J. Zyski i straty nadzwyczajne: I. Zyski nadzwyczajne - wielkość dodatnia II. Straty nadzwyczajne - wielkość ujemna K. Wynik finansowy ogółem (I + J) I. Różnica zwiększająca koszty roku następnego (wielkość ujemna) II. Różnica zwiększająca przychody roku następnego (wielkość dodatnia) Lokali członków wspólnoty w bilansie nie będzie W tak przedstawionym bilansie wspólnoty, ze względu na specyficzny jej charakter, z reguły nie będą występowały pozycje związane z wartościami niematerialnymi i prawnymi oraz środkami trwałymi. Również nie pojawią się dane dotyczące lokali, a to ze względu na fakt, że ich właścicielami są członkowie wspólnoty. Najczęściej występującymi w aktywach pozycjami będą: • Należności krótkoterminowe - z tytułu należnych, ale niezapłaconych przez członków wspólnoty wpłat. • Środki pieniężne - środki zgromadzone na rachunku podstawowym oraz rachunku funduszu remontowego wspólnoty. • C. Krótkoterminowe rozliczenia międzyokresowe - z tytułu kosztów poniesionych w bieżącym roku, a przypadających na następny/następne lata obrotowe. W pasywach bilansu wspólnoty mieszkaniowej najczęściej występującymi pozycjami będą: • Wynik finansowy netto za rok obrotowy - jako różnica między przychodami i kosztami wykazanymi w rachunku zysków i strat. • Zobowiązania długoterminowe z tytułu kredytów i pożyczek - z tytułu kredytów zaciągniętych przez wspólnotę na przykład na remonty części wspólnych budynków. • II. Zobowiązania krótkoterminowe i fundusze specjalne 1. Kredyty i pożyczki - z tytułu krótkoterminowych kredytów zaciągniętych przez wspólnotę 2. Inne zobowiązania - z tytułu zobowiązań wspólnoty wynikających z bieżących kosztów zarządu wspólnoty. W zakresie rachunku zysków i strat proponujemy, ze względu na specyficzny rodzaj działalności, zmienić układ w części dotyczącej przychodów i kosztów działalności statutowej. W związku z koniecznością wyodrębnienia poszczególnych tytułów ponoszenia kosztów proponujemy układ rachunku zysków i strat zaprezentowany poniżej. Rachunek zysków i strat A. Przychody z działalności statutowej I. Należne wpłaty członków wspólnoty II. Inne przychody B. Koszty realizacji zadań statutowych I. Koszty remontów i bieżącej konserwacji II. Energia elektryczna i cieplna, gaz i woda, w części dotyczącej nieruchomości wspólnej, oraz opłaty za antenę zbiorczą i windę podatki i inne opłaty publicznoprawne, niepokrywane bezpośrednio przez właścicieli poszczególnych lokali IV. Utrzymanie porządku i czystości V. Wynagrodzenie członków zarządu lub zarządcy C. Wynik finansowy na działalności statutowej (wielkość dodatnia lub ujemna) (A - B) D. Pozostałe przychody (niewymienione w poz. A i F) E. Pozostałe koszty (niewymienione w poz. B, D i H) F. Przychody finansowe G. Koszty finansowe H. Wynik finansowy brutto na całokształcie działalności (wielkość dodatnia lub ujemna) I. Zyski i straty nadzwyczajne: I. Zyski nadzwyczajne - wielkość dodatnia II. Straty nadzwyczajne - wielkość ujemna J. Wynik finansowy ogółem (I + J) I. Różnica zwiększająca koszty roku następnego (wielkość ujemna) II. Różnica zwiększająca przychody roku następnego (wielkość dodatnia) Podstawy prawne: • ustawa z 24 czerwca 1994 r. o własności lokali - z 2000 r. Nr 80, poz. 903; z 2004 r. Nr 141, poz. 1492 • ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości - z 2002 r. Nr 76, poz. 694; z 2006 r. Nr 208, poz. 1540 • rozporządzenie Ministra Finansów z 15 listopada 2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości dla niektórych jednostek niebędących spółkami handlowymi, nieprowadzących działalności gospodarczej - z 2001 r. Nr 137, poz. 1539; z 2003 r. Nr 11, poz. 117 1Podstawy rachunkowości, pod red. S. Sojak, J. Stankiewicz, TNOiK, Toruń 2002, s. 25.